Gästbokning & besökshantering
Hantera besök av personer utanför företaget enkelt i din flexibla arbetsmiljö med hjälp av Flexopus gästbokning. Anställda som väntar gäster eller externa personer kan boka arbetsplatser och parkeringsplatser för tredje part självständigt och personligt.
Schemalägg en demo
Skapa en bokning för gäster
Bokningar eller bokningar av arbetsplatser och parkeringsplatser för gäster kan skapas av alla anställda. Gästerna kommer då att få en personlig e-postinbjudan med information om bokningstid, boendebeskrivning och planlösning.
Skapa tillfälliga användarprofiler
Externa anställda, t.ex. frilansare, som arbetar för företaget under en längre tid kan få en tillfällig användarprofil med ett utgångsdatum. Med den tillfälliga användarprofilen kan regelbundna bokningar göras under giltighetsperioden. Tillfälliga användarprofiler kan endast skapas av administratörer.
Översikt över gästbokningar
I administrationsområdet kan du se alla bokningar via bokningshistoriken. Gästbokningar är särskilt markerade så att administratörer alltid har en överblick över de gästbokningar som gjorts i Flexopus.
Ad hoc bokning av rum
Mötesrum och telefonkiosker kan bokas på plats på displayen, även av gästerna. Rumsbokningar registreras i systemet, förutsatt att det inte finns några konflikter eller andra bokningar. Läs mer om vår lösning för digitala skyltar och om Microsoft Exchange Online-anslutningen.
Hur fungerar gästbokning?
Allt du behöver för gästbokningen i Flexopus är namn, e-postadress och eventuellt orsaken till besöket. När dessa uppgifter har angetts är allt som återstår att välja respektive objekt och den externa personen kommer att informeras om bokningen via e-post.
Konkreta applikationer för gästbokning är många. Nedan har vi listat några av de vanligaste användningsfallen. I princip kan du dock använda funktionen precis som krävs av ditt företags interna krav.
- Workshops med kunder: Du vill anordna en workshop med kunderna på kontoret. Med gästbokning reserverar du lämpliga objekt för dina kunder och deras kollegor kan se på livekartan i vilken del av kontoret workshopen äger rum.
- Sökande och provarbete: Förutom kunderna är de sökande också regelbundna gäster på företaget. För att säkerställa att en arbetsplats är tillgänglig för provarbete kan den reserveras i förväg.
- Frilansare och andra externa anställda: I agila företag är det ofta så att frilansare eller andra externa anställda arbetar i företaget på projektbasis och under en begränsad tidsperiod. Även här kan det vara nödvändigt att reservera specifika arbetsstationer via gästbokningar.
Dörrskyltar för rumsbeläggning
