Bokning av arbetsplats
Vad är en flexibel arbetsplats?
Till skillnad från fasta arbetsplatser används flexibla arbetsplatser inte bara av en person. Medarbetarna kan därför fritt och flexibelt bestämma varje dag vid vilket skrivbord de vill arbeta. På så sätt är arbetsplatserna inte längre personliga, utan delas av flera personer eller till och med av hela personalstyrkan.
Vad är skrivbordsdelning eller hot desking?
Desk sharing (även kallat "hot desking", "shared desk", "flexible office") är ett koncept för arbetsplatsorganisation där de anställda fritt kan bestämma på vilken arbetsplats de vill sitta. Delning av skrivbord införs ofta i samband med hemkontor för att bättre utnyttja arbetsplatserna eller för att spara utrymme på lång sikt. Det är därför vanligt vid desk sharing att det finns färre arbetsplatser än anställda.
Vad är ett arbetsplatsbokningssystem?
Med ett system för skrivbordsbokning (även kallat "programvara för skrivbordsdelning") kan de anställda boka flexibla arbetsstationer på kontoret. Programvara för skrivbordsdelning gör det möjligt att organisera flexibla arbetsplatser på ett smidigt sätt. Systemet visar vilka arbetsstationer som är tillgängliga och när och hjälper till att samordna bokningarna. Flexopus bokningssystem för arbetsplatser stöder också analysen av kontorsanvändningen.
Hur fungerar skrivbordsdelningsprogrammet Flexopus?
Flexopus gör det enkelt, intuitivt och snabbt att boka flexibla arbetsplatser, mötesrum och parkeringsplatser i bara tre steg:
1. Välj tidsperiod
2. Välj plats eller våning
3. Välj/boka arbetsplats
Är det bara möjligt att boka arbetsstationer med Flexopus?
Förutom bokning av delade skrivbord kan du med Flexopus hot desking-programvara även boka mötesrum och parkeringsplatser. I princip kan vilket objekt som helst bokas flexibelt med Flexopus, så länge det kan visas visuellt.
Kan Flexopus integreras med Microsoft Outlook?
Ja, Flexopus kan integreras i Microsoft Outlook-kalendern via e-postbokningsbekräftelse och bifogad .ics-fil. Detta överför automatiskt varje bokning till din personliga kalender. Förutom i Microsoft Outlook-kalendern kan Flexopus .ics-bokningar också integreras i alla andra populära kalenderprogram, t.ex. Google- eller Apple-kalendern.
Förutom bokningsbekräftelser kan du också installera vårt plugin för Microsoft Outlook. Vår Microsoft Outlook-plugin är också officiellt listad som ett Microsoft Outlook-tillägg: Outlook Plugin Store
Kan jag mäta och analysera kontorsutnyttjande med Flexopus?
Tack vare Smart Analytics-funktionerna i Flexopus kan du med några få klick analysera utnyttjandet av hela kontoret ner till enskilda arbetsstationer, identifiera över- eller underutnyttjande i ett tidigt skede och vidta lämpliga åtgärder.
Support och kontakt
Hur kan jag kontakta Flexopus?
Du kan nå oss måndag till fredag via e-post på info@flexopus.com, telefon +49 711 342 085 05, via kontaktformuläret eller på våra sociala medier Instagram och LinkedIn. Vår personal återkommer till dig så snart som möjligt.
Du kan också boka ett möte direkt med oss.
Alternativt kan du också besöka oss personligen i Stuttgart efter att ha bokat ett möte.
Var kan jag rapportera ett fel?
Om du upptäcker ett fel i vår programvara kan du skicka in det på support@flexopus.com . Vår IT kommer då att kontakta dig så snart som möjligt och lösa problemet.
Vilken information behövs för att komma igång med Flexopus?
För att komma igång med Flexopus behöver vi det antal arbetsstationer och golv som du vill boka flexibelt. Dessutom behöver vi planritningarna i era affärslokaler med markerade arbetsstationer och mötesrum. Sist men inte minst behöver vi din logotyp och din önskade underdomän. Om all information är tillgänglig kommer dess instans att konfigureras åt dig och tas i drift inom några arbetsdagar.
Hur kommer kartorna in i Flexopus och kan jag göra ändringar i dem?
Digitaliseringen av dina planritningar utförs av vårt team av erfarna grafiska formgivare baserat på de data som skickas in. På så sätt kan vi möjliggöra jämn kvalitet och en felfri användarupplevelse i Flexopus. Ändringar i kartorna kan antingen göras av oss eller göras av dig i adminområdet.
Hur fungerar onboardingprocessen med Flexopus?
När din instans har konfigurerats får du en länk till godkännandet av programvaran och en introduktion av vår personal. Vi stöder dig också vid införandet av Flexopus hot desking-lösningen i ditt företag med mallar för förändringskommunikation och en handbok.
Vad händer om mitt företag växer och jag behöver mer flexibla arbetsytor?
Flexopus är skalbar programvara som växer tillsammans med ditt företag. Om du behöver ytterligare arbetsstationer eller golv kan du när som helst kontakta oss så gör vi en kartändring åt dig eller skapar en extra planlösning. I slutet av faktureringsperioden kompenseras de extra kostnaderna i ett slutligt uttalande - liknande el- eller gasleverantörer.
Finns det en demoversion av Flexopus som jag kan visa för mina kollegor?
Ja, det finns en demoversion av Flexopus. Kontakta oss gärna.
Tekniska detaljer
Hur fungerar SSO-integreringen (Single Sign On) mellan Google eller Microsoft och Flexopus?
Med enkel inloggning via Google eller Microsoft behöver användarna inte skapa ett nytt användarkonto. Istället överförs uppgifterna direkt till Flexopus via ett SAML2- eller OAuth2.0-gränssnitt under den första inloggningen. Detta innebär att användarna inte behöver bjudas in individuellt till Flexopus.
Vilka data kan synkroniseras från Microsoft ADFS eller Microsoft Azure Active Directory med Flexopus?
Förutom namn och e-postadresser kan även andra attribut som jobbtitlar eller avdelningstillhörighet synkroniseras med Flexopus i realtid tack vare SAML2. Detta ger fördelen att dina anställdas data bara behöver hanteras på ett ställe (företagets Active Directory).
Förutom SAML2 SSO Authentication erbjuder Flexopus också ett SCIM API-gränssnitt för användar- och gruppsynkronisering.
Har Flexopus även stöd för andra identitetshanterare (t.ex. Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta osv.)?
Ja, Flexopus stödjer många andra system via SSO. Protokollen SAML2 och SCIM har implementerats generiskt, så vi kan även stödja andra iDP:er. Om du har några ytterligare frågor, vänligen kontakta vårt supportteam på support@flexopus.com.
Var är Flexopus-data värd?
Flexopus är värd för vår tjänsteleverantör Hetzner Online GmbH, som uteslutande finns i Tyskland (Nürnberg och Falkenstein). Hetzner är ISO 27001-certifierad och uppfyller därför alla standarder för informationssäkerhet. Flexopus använder INTE AWS, Google eller Microsofts molninfrastruktur, så vi har full kontroll över data, infrastruktur och applikation.
Hur skyddas personuppgifter på Flexopus?
Läs mer om våra säkerhetsstandarder här.
Flexopus är 100 % förenligt med EU:s DSGVO.
Flexopus erbjuder alla inställningar på administratörspanelen: Personliga bokningsuppgifter anonymiseras automatiskt efter 14 dagar i Flexopus standardkonfiguration. Dessutom kan personuppgifter i frontend också anonymiseras om så önskas.
Flexopus tillhandahåller hostinginfrastrukturen i en dedikerad serverinfrastruktur genom vår hostingleverantör Hetzner Online GmbH. Hetzner är en ledande serverleverantör från Tyskland, ISO 27001-certifierad och uppfyller därför alla standarder för skydd av dina personuppgifter.
Har Flexopus också en mobilapplikation?
Ja, Flexopus kan installeras via Google PlayStore och Apple AppStore. Utöver butikerna kan Flexopus också installeras som en PWA (Progressive Web Application).
På vilka enheter kan Flexopus användas?
Tack vare det moderna, helt responsiva användargränssnittet kan Flexopus användas på alla enheter med en modern webbläsare och internetanslutning. Oavsett om det är en smartphone, surfplatta, bärbar dator eller stationär dator kan Flexopus användas snabbt och felfritt överallt.
Erbjuder Flexopus även en variant för lokal användning?
Ja, men bara för stora kunder med över 1 000 arbetsstationer. Vi rekommenderar att du använder vår molnvariant. För mer information kan du kontakta vårt säljteam: info@flexopus.com
Vilka fördelar erbjuder programvara i molnet jämfört med en lokal version?
Med Flexopus Cloud kan du njuta av vår allsidiga bekymmersfria tjänst. I molnversionen tar vi hand om hosting, drift, underhåll och alla relevanta säkerhets- och versionsuppdateringar åt dig. En installation från din sida är inte nödvändig. Detta gör att du kan fokusera på din kärnverksamhet och använda din kapacitet där de faktiskt behövs.
Vilka är kraven för att använda Flexopus?
Flexopus kan användas i alla företag, oavsett IT-infrastruktur, tack vare molnversionen. Allt du behöver för att komma igång med Flexopus är planritningar av ditt kontor med inritade skrivbord, en vektorfil med din logotyp och din önskade underdomän. Vi tar hand om resten åt dig.
För kraven för lokalvarianten, vänligen kontakta vår försäljningsavdelning.
Erbjuder Flexopus också hårdvara som rörelsesensorer?
På Flexopus fokuserar vi på att utveckla programvara som är så smidig, kraftfull och lättanvänd som möjligt. Vi tror inte på hårdvarulösningar som rörelsesensorer, eftersom de vanligtvis är mycket dyra och felbenägna. Även om sensorerna hjälper till att mäta beläggningen av platserna erbjuder de inte någon lösning för skrivbordsdelning eftersom platserna måste bokas i förväg. Vi rekommenderar våra QR-koder som ett bra alternativ.
Kostnader och lönsamhet
Hur mycket kostar skrivbordsdelningsprogrammet Flexopus?
Kostnaderna för Flexopus är kopplade till antalet objekt (skrivbord, mötesrum, parkeringsplatser) och inte till antalet användare. Eftersom desk sharing förutsätter att det finns fler anställda än tillgängliga arbetsstationer, visar sig denna modell vara mer lönsam.
Kostnaderna för Flexopus kan variera beroende på plats, företagsstorlek, servicenivå och önskade tilläggsmoduler. Kontakta oss så kommer en av våra medarbetare att ge dig exakt och anpassad prisinformation: info@flexopus.com
Kan du spara fasta kostnader med Flexopus?
Vissa av våra kunder har bevisligen sparat fasta kostnader med Flexopus genom att minska sina kontorsutrymmen samtidigt som de behåller samma personalstyrka. Detta innebär att det finns flera anställda per arbetsstation, vilket kan optimera utnyttjandet av utrymmet. Besparingspotentialen är mycket ofta betydligt högre än licenskostnaderna för programvaran för skrivbordsdelning. Införandet av skrivbordsdelning i kombination med Flexopus är därför en lönsam investering.
För vilket företag (storlek) rekommenderas programvara för skrivbordsdelning?
Tack vare vår modul för fastighetsförvaltning är det möjligt att dela skrivbord med Flexopus för ett litet företag med 10 anställda såväl som för koncerner med flera tusen anställda, oavsett bransch. Du är välkommen att kontakta oss. I ett personligt samtal kan vi tillsammans analysera om konceptet med flexibla arbetsplatser är vettigt även för ditt företag.
